Офисный переезд – событие, которое рано или поздно наступает в жизни любой компании. И если для рядового планктона офисный переезд всего лишь повод слегка разнообразить повседневную рутину своей офисной жизни, то для руководства фирмы офисный переезд может закончиться стрессом, как на этапе подготовке, так и в процессе его осуществления. Слишком много возникает вопросов: как разбирать и упаковывать мебель, как перевозить тяжелые сейфы и несгораемые шкафы, можно ли осуществить офисный переезд всего за один рабочий день или лучше сделать это в выходные? И так далее, и так далее, и так далее. Так что же необходимо сделать для того, чтобы выполнить эту задачу без потерь, без повышения частоты пульса и приема успокоительных препаратов?
Самое очевидное решение – доверить офисный переезд профессионалам. Компании, которая специализируется на предоставлении подобных услуг. Но этого мало! Офисный переезд в отличие от квартирного переезда или дачного имеет свои специфические особенности, которые придется учитывать еще на этапе его подготовки. Само собой, что к офисному переезду придется хорошо подготовиться, и вот, что придется сделать:
Первое. Определить полный список участников этого счастливого события. Неважно, помогает ли Вам осуществить офисный переезд специально нанятая компания или Вы занимаетесь этим своими силами. У Вас обязательно должны быть назначены ответственные за перевозку отделов или комнат, видов техники, несгораемых шкафов или мебели. Как правило, это делается так: систадмин отвечает за перевозку компьютерного железа и оргтехники, бухгалтер – за документы финансовой отчетности, секретарь – за перевозку остальных офисных бумаг, кактусов и фикусов, многочисленных дипломов Вашей компании и разных мелочей.
Второе. Не стоит забывать о том, что и у каждого сотрудника Вашей компании имеются некоторые вещи. Лучше заранее выдать им тару, в которую они их упакуют, а потом проследить за тем, чтобы на каждой такой коробке была указана фамилия сотрудника, возможно, название отдела или номер кабинета, в котором Вы планируете его разместить.
Третье. Если офисный переезд Вы осуществляете своими силами, тогда стоит заранее позаботиться об упаковочном материале: купить коробки, раздобыть картонные ящики, скотч, бумагу для упаковки и так далее.
Четвертое. Все важные документы, архивы, базы данных, диски и так далее необходимо рассортировать и тщательно упаковать. Подобные грузы лучше перевозить отдельно.
Пятое. Стекло, а также хрупкие и ценные вещи стоит перевозить с особой осторожностью. Кстати, компьютерные мониторы, да и сами компьютеры в этот список тоже входят. И не забудьте, что отключать, упаковывать, а потом распаковывать и подключать оргтехнику, телефоны и компьютеры должны специально обученные люди.
Шестое. Если Вы знаете, что в ближайшем будущем предстоит офисный переезд, то лучше заранее позаботиться о месте назначения: нарисовать на бумаге план расположения расстановки мебели на новом месте, определиться, определиться, в какое помещение переезжает тот или иной отдел и для начала повесить на дверях бумажные таблички с названиями отделов. Так Вы сможете избежать путаницы, куда и что вносить и существенно сэкономить время для обустройства в новом офисе.
Седьмое. Своих клиентов стоит предупредить заранее о том, что Вы собираетесь менять офисное помещение. Лучше написать им письма с указанием нового адреса и телефонов, а также дополнительно позвонить, чтобы проверить, дошла ли до них эта информация.
И в заключение. Существует еще одна маленькая хитрость, которая позволит сделать Ваш офисный переезд максимально безболезненным. Так, на новом месте можно оборудовать по одному рабочему месту для человека из каждого отдела. Когда Ваши сотрудники начнут работать, по крайней мере, отвечать на телефонные звонки, можно не торопясь приступать к офисному переезду основной части компании.
